Sistema de Formato Automático para Documentos Legales

Qué problema resuelve esto

Imagina que tienes un documento Word cuyo formato te encanta. Es tu estilo, tus márgenes perfectos, tu fuente ideal. Ahora recibes otro documento con un formato completamente diferente y quieres que se vea exactamente como el tuyo.

Este sistema lo hace automáticamente en 5 minutos

En lugar de pasar horas aplicando formato manualmente (cambiar fuentes, ajustar márgenes, modificar espaciados), usas inteligencia artificial para analizar tu documento perfecto y generar una "macro" (un pequeño programa) que aplica ese mismo formato a cualquier otro documento en segundos.

Qué es una macro de Word

Una macro es simplemente un conjunto de instrucciones que Word puede ejecutar automáticamente. Es como grabar una serie de acciones (cambiar fuente, ajustar márgenes, etc.) y luego repetirlas con un solo clic.

Normalmente, crear macros requiere saber programar. Este sistema usa inteligencia artificial avanzada (Claude o GPT-5.2 Thinking) para crearlas automáticamente analizando tu documento.

Qué detecta y replica el sistema

Tipografía: Qué fuente usas, de qué tamaño, si está en negrita o cursiva
Espaciado: Cuánto espacio hay antes y después de cada párrafo, el interlineado
Márgenes: El espacio en los bordes de la página (superior, inferior, izquierdo, derecho)
Alineación: Si el texto está alineado a la izquierda, centrado, justificado
Sangrías: Las sangrías de primera línea y de párrafo
Estilos: Cómo se ven los títulos, subtítulos, listas, citas

Requisito: Acceso a modelos de IA razonadores

Necesitas tener acceso a Claude Sonnet 4.5, Claude Opus 4.5 o GPT-5.2 Thinking. Son modelos con capacidad de "pensamiento extendido" suficiente y utlización de herramientas específicas de código que les permiten realizar este análisis complejo y generar código funcional.

Cómo usarlo: 3 pasos simples

El proceso completo toma menos de 5 minutos y no requiere instalar nada adicional. Solo necesitas Word y acceso a Claude o GPT-5.2.

Paso 1: Sube tu documento a Claude o ChatGPT

Ve a claude.ai (si usas Claude) o chat.openai.com (si usas GPT-5.2 Thinking) y sube tu documento con el formato perfecto.

¿Qué documento subir? El documento cuyo formato quieres replicar. Puede ser cualquier .docx que tenga tu estilo preferido de márgenes, fuentes, espaciado, etc.

Instrucciones específicas por plataforma:

Si usas Claude:

Ve a claude.ai e inicia sesión
Haz clic en el botón del clip (adjuntar archivo) en la parte inferior
Selecciona tu documento .docx
Espera a que se cargue (verás una miniatura del archivo)

Si usas ChatGPT con GPT-5.2:

Ve a chat.openai.com e inicia sesión
Asegúrate de tener seleccionado el modelo GPT-5.2 (o superior) en el selector de modelos
Haz clic en el icono del clip para adjuntar archivos
Selecciona tu documento .docx

Paso 2: Pide a la IA que genere la macro

Una vez subido el documento, escribe exactamente este mensaje (puedes copiarlo con el botón de abajo):

Prompt para copiar y pegar

Analiza este documento Word en detalle y genera una macro VBA que replique exactamente todo su formato. La macro debe capturar y aplicar:

- Todas las fuentes, tamaños y estilos (negrita, cursiva, subrayado)
- Todos los márgenes del documento
- Espaciado antes y después de cada tipo de párrafo
- Interlineado (simple, 1.5, doble, exacto)
- Alineación (izquierda, centro, derecha, justificado)
- Todas las sangrías (primera línea, izquierda, derecha)
- Todos los estilos definidos (Título 1, Título 2, Normal, etc.)

La macro debe llamarse "AplicarEstiloPersonalizado" y debe funcionar redefiniendo los estilos de Word del documento activo.

Proporciona el código VBA completo y listo para copiar.

La IA analizará tu documento y generará el código. No interrumpas el proceso.

Qué hace este paso:

Claude o GPT-5.2 examina tu documento completo, identifica cada elemento de formato y escribe automáticamente el código VBA (el lenguaje de programación de Word) que replica ese formato. Te devolverá un bloque de código listo para copiar.

Paso 3: Instala y usa la macro en Word

Ahora que tienes el código de la macro, necesitas copiarlo a Word para poder usarlo.

Instalación de la macro:

Copia el código: Selecciona todo el código que te dio la IA (normalmente empieza con "Sub AplicarEstiloPersonalizado()") y cópialo (Ctrl+C o Cmd+C)
Abre Word: Abre Microsoft Word (cualquier documento o uno nuevo en blanco)
Abre el editor VBA: Presiona las teclas Alt+F11 al mismo tiempo (en Windows) o Option+F11 (en Mac). Se abrirá una ventana con fondo gris titulada "Microsoft Visual Basic"
Crea un módulo: En esa ventana, ve al menú superior y haz clic en Insertar → Módulo. Aparecerá una ventana en blanco a la derecha
Pega el código: Haz clic en la ventana en blanco y pega el código (Ctrl+V o Cmd+V)
Cierra el editor: Cierra la ventana de Visual Basic haciendo clic en la X

La macro ya está instalada

Ahora puedes usarla en cualquier documento para aplicar tu formato automáticamente.

Cómo usar la macro:

Abre el documento: Abre en Word el documento que quieres transformar
Ejecuta la macro: Presiona Alt+F8 (o Option+F8 en Mac)
Selecciona la macro: En la ventana que aparece, verás "AplicarEstiloPersonalizado" en la lista. Haz clic en ella para seleccionarla
Ejecuta: Haz clic en el botón "Ejecutar"
Espera: En 2-3 segundos aparecerá un mensaje diciendo "Formato aplicado correctamente"

¡Listo! Tu documento ahora tiene exactamente el mismo formato que tu documento modelo. Puedes cerrar el mensaje y revisar el resultado.

¿Necesitas aplicar el formato a muchos documentos?

Una vez instalada la macro (Paso 3), solo necesitas repetir "Cómo usar la macro" en cada documento. No hace falta volver a generar ni instalar nada. Simplemente: abrir documento → Alt+F8 → Ejecutar.

Ejemplo de macro generada

Así se ve el código que Claude o GPT-5.2 te devolverá. Este es un ejemplo real que puedes usar de referencia.

Este es el tipo de código que obtendrás. No necesitas entenderlo, solo copiarlo y pegarlo en Word siguiendo el Paso 3.

Ejemplo de macro VBA generada

Sub AplicarEstiloPersonalizado()
'
' Macro generada automáticamente para aplicar formato personalizado
' Redefine estilos de Word con el formato extraído del documento modelo
'

Dim doc As Document
Set doc = ActiveDocument

' Configurar márgenes del documento
With doc.PageSetup
    .TopMargin = InchesToPoints(1.00)
    .BottomMargin = InchesToPoints(1.00)
    .LeftMargin = InchesToPoints(1.50)
    .RightMargin = InchesToPoints(1.00)
End With

' Redefinir estilos de párrafo
Dim estilo As Style

' Estilo: Title
On Error Resume Next
Set estilo = doc.Styles("Title")
If Not estilo Is Nothing Then
    estilo.Font.Name = "Times New Roman"
    estilo.Font.Size = 28.0
    estilo.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphCenter
    estilo.ParagraphFormat.SpaceBefore = 20.0
    estilo.ParagraphFormat.SpaceAfter = 40.0
End If
On Error GoTo 0

' Estilo: Heading 1
On Error Resume Next
Set estilo = doc.Styles("Heading 1")
If Not estilo Is Nothing Then
    estilo.Font.Name = "Times New Roman"
    estilo.Font.Size = 16.0
    estilo.Font.Bold = TRUE
    estilo.ParagraphFormat.SpaceBefore = 30.0
    estilo.ParagraphFormat.SpaceAfter = 20.0
End If
On Error GoTo 0

' Estilo: Normal
On Error Resume Next
Set estilo = doc.Styles("Normal")
If Not estilo Is Nothing Then
    estilo.Font.Name = "Times New Roman"
    estilo.Font.Size = 12.0
    estilo.ParagraphFormat.Alignment = wdAlignParagraphJustify
    estilo.ParagraphFormat.SpaceAfter = 20.0
    estilo.ParagraphFormat.LineSpacingRule = wdLineSpace1pt5
End If
On Error GoTo 0

MsgBox "Formato aplicado correctamente. Todos los estilos han sido redefinidos.", vbInformation, "Formato Personalizado"

End Sub

Tu macro será diferente porque estará personalizada según TU documento modelo específico. Este es solo un ejemplo ilustrativo.

Problemas comunes y soluciones

Si algo no funciona, revisa estas soluciones a problemas frecuentes.

La IA no genera el código completo

Problema: Claude o GPT-5.2 empieza a escribir el código pero se detiene antes de terminarlo.

Solución: Escribe simplemente "continúa" o "sigue con el código" y la IA completará la generación. Algunas veces el código es muy largo y necesita dividirse en dos respuestas.

Al presionar Alt+F11 no pasa nada

Problema: Word no abre el editor de Visual Basic.

Soluciones:

En Mac: Usa Option+F11 en lugar de Alt+F11
Las macros están deshabilitadas: Ve a Archivo → Opciones → Centro de confianza → Configuración del Centro de confianza → Configuración de macros → Selecciona "Habilitar todas las macros"
Versión de Word limitada: Algunas versiones web de Word no soportan macros. Necesitas Word de escritorio (Windows o Mac)

La macro no aparece al presionar Alt+F8

Problema: La lista de macros está vacía o no aparece "AplicarEstiloPersonalizado".

Solución: Verifica que pegaste el código correctamente:

Presiona Alt+F11 para abrir el editor
Busca en el panel izquierdo "Módulos" y haz doble clic
Verifica que el código esté ahí completo
Si falta código, vuelve a pegarlo

El formato se aplica parcialmente o no cambia nada

Problema: La macro se ejecuta pero el documento no cambia o cambia solo un poco.

Explicación: La macro funciona redefiniendo "estilos de Word" (como Título 1, Título 2, Normal). Si tu documento tiene formato aplicado manualmente (seleccionar texto y hacer clic en Negrita sin usar estilos), la macro no puede modificar ese formato.

Cómo identificar el problema:

Selecciona un párrafo de tu documento
Mira en la pestaña "Inicio" de Word, en la sección "Estilos"
Si dice "Normal", "Título 1", etc. → El documento usa estilos correctamente
Si no aparece ningún estilo seleccionado → Tiene formato directo

Solución: Antes de usar la macro, aplica estilos a tu documento. Selecciona cada sección y asígnale el estilo apropiado (Título 1 para títulos principales, Normal para texto corriente, etc.)

Error al ejecutar la macro

Problema: Aparece un cuadro de error cuando intentas ejecutar la macro.

Solución: El código generado puede tener un error. Vuelve a pedirle a Claude o GPT-5.2 que genere la macro, explicándole que la anterior dio error. También puedes copiar el mensaje de error y mostrárselo para que lo corrija.

Información adicional

Detalles técnicos y consejos avanzados.

Por qué funciona con estilos de Word

La macro no aplica formato directamente al texto carácter por carácter. En su lugar, redefine los estilos de Word para que coincidan con tu documento modelo.

¿Qué significa esto? Word tiene "estilos" predefinidos como "Título 1", "Título 2", "Normal", "Cita", etc. Cuando aplicas uno de estos estilos a un párrafo, Word automáticamente le da todo el formato asociado (fuente, tamaño, espaciado, etc.).

Lo que hace la macro es modificar la definición de estos estilos para que coincidan con tu documento modelo. Por ejemplo, si en tu documento modelo "Título 1" es Times New Roman 16pt negrita con 30pt de espacio antes, la macro reprograma el estilo "Título 1" en el nuevo documento para que tenga exactamente esos valores.

Ventajas:

Es extremadamente rápido (funciona igual de rápido con 5 o 500 páginas)
Mantiene la estructura semántica del documento
Los cambios son consistentes en todo el documento
Es reversible (puedes volver a cambiar los estilos)

Limitación: Solo funciona en texto que usa estilos de Word. El formato aplicado manualmente (formato directo) no se transforma.

Guardar la macro permanentemente

Las macros que instalas siguiendo esta guía se guardan en el documento actual o en la plantilla Normal. Si quieres que la macro esté disponible siempre en Word:

Presiona Alt+F11 para abrir el editor
En el panel izquierdo, busca "Normal" (la plantilla base de Word)
Haz clic derecho en Normal → Insertar → Módulo
Pega el código de tu macro ahí
Guarda (Ctrl+S)

Ahora la macro estará disponible en cualquier documento nuevo que abras en Word.

Crear macros para diferentes estilos

Puedes tener múltiples macros para diferentes estilos. Por ejemplo:

Una macro "AplicarEstiloContratos" para contratos
Una macro "AplicarEstiloDemandas" para demandas
Una macro "AplicarEstiloInformes" para informes

Simplemente genera cada macro con su documento modelo correspondiente y pégalas en módulos diferentes. Al ejecutar Alt+F8 podrás elegir cuál usar.

Consejo profesional

Crea un documento "plantilla maestra" con tu formato ideal y úsalo para generar la macro definitiva. Luego puedes aplicar ese formato a todos tus documentos con un solo clic, manteniendo consistencia absoluta en tu práctica legal.

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